STRUKTUR OCH ANSVARSFÖRDELNING
Hinner ni med allt i er förening eller känner ni er stressade? Fördelas ansvaret jämt? Föreningen finns till för människor och inte människor för föreningen. Om föreningsengagemanget börjar kännas betungande kan det finnas orsak att se över strukturen och ansvarsfördelningen.
Genom verktygen i den här delen skapar ni en överblick av föreningen genom att formulera syftet och lista föreningens viktigaste aktiviteter. Ni gör sedan en skiss över hur föreningen är uppbygd och listar även styrelsens sammansättning.
Nästa steg är att detaljerat gå igenom varje persons ansvarsområden. Detta ger er en tydlig dokumentation om vem gör vad och vad det innebär. Dokumentationen underlättar till exempel då någon avgående ska ersättas.
Deltagarna diskuterar sedan frågorna tillsammans: Hur känns det för var och en? Fungerar helheten? Finns det något som behöver utvecklas och förbättras? Ni får på så sätt förståelse över hur alla trivs samt vilka konkreta ändringar som behöver göras för att arbetet i föreningen ska löpa smidigare.
Ni konkretiserar också era tankar i en att-göra-lista för att göra det lättare att arbeta vidare.
SÅ HÄR GÖR NI
Struktur och ansvarsfördelning-workshoppen tar ca 3h inklusive paus. Processen inkluderar även en förhandsuppgift som tar ca 30min. Arbetet kan göras digitalt eller genom att träffas fysiskt.
Initiativtagaren till workshoppen bokar tidpunkt och skickar ut förhandsuppgiften till alla deltagare en vecka före workshoppen. Resultatet av arbetet blir bäst om alla i styrelsen, eventuell personal och andra personer med ansvarsområden i föreningen deltar, så planera i tid för att hitta ett passande datum.
Ni hittar ett schemaförslag för workshoppen genom att klicka här.
Klicka på steg 1-4 för instruktioner.
- Dela ut arbetsbladet Ansvarsområden och Stödkort till alla deltagare en vecka före workshoppen.
- Deltagarna fyller på egen hand (ca 30 min) i arbetsbladet och tar med det till workshoppen. Arbetsbladet kan fyllas i digitalt eller skrivas ut och fyllas i för hand.
Öppna arbetsbladen genom att klicka på knapparna till höger/nedan.
- Börja workshoppen med att fördela rollerna: ordfördelare, antecknare och tidtagare. Klicka här för mer information om rollerna.
- Fyll i arbetsbladet Föreningsstruktur gemensamt (ca 40 min).
- Kom ihåg att allas input är viktigt.
Öppna arbetsbladen genom att klicka på knapparna till höger/nedan.
- Gå tillsammans igenom arbetsbladet Ansvarsområden. Alla deltagare presenterar i tur och ordning sitt arbetsblad och svarar på frågorna hur det känns (ca 5-10 min per deltagare).
- Diskutera tillsammans era ansvarsområden samt tankar kring arbetsfördelningen med hjälp av arbetsbladet Arbetsfördelning. (ca 20 min).
- Summera allas tankar och konkretisera era tankar i en att-göra lista på arbetsbladet (ca 15min).
Öppna arbetsbladen genom att klicka på knapparna till höger/nedan.
- Diskutera och fyll i arbetsbladet Ansvarsområden – en översikt (ca 15min).
- Bestäm hur ni arbetar vidare med era utmaningar. Boka in ett nytt möte där ni följer upp diskussionen och arbetar vidare med er att-göra-lista.
Öppna arbetsbladen genom att klicka på knapparna till höger/nedan.
HJÄLPMEDEL
Nedan hittar ni tre verktyg som ni kan använda när ni planerar verksamhetsåret. I föreningsårsklockan kan ni fylla i verksamhetsårets alla aktiviteter och deadlines för att få en översikt. Tidslinjen är ett hjälpmedel vid planering av enskilda aktiviteter och projekt. Stödkortet listar de vanligaste aktiviteterna i en förening.
NÄSTA STEG
Ni har säkert identifierat flera utmaningar eller utvecklingsmöjligheter som ni vill arbeta vidare med, så fortsätt utvecklingsarbetet efter workshoppen. Boka direkt in ett uppföljningsmöte till nästa månad och gör processen med arbetsbladen till en årlig rutin. På så sätt hålls alla uppdaterade.
För det fortsatta utvecklingsarbetet finns material uppdelat i tre områden:
Medlemmar, Strategiarbete och Kommunikation.
Klicka på knapparna nedan för respektive område.